チェックリスト

経験がある仕事でも、条件が重なったり担当が変わったりすると、必要な確認が抜けることがあります。
チェックリスト（Checklist）は、特定の場面で確認する事項をまとめ、実施と結果を確かめるための一覧です。
作業の全知識を置き換えるものではなく、抜けを防ぎ、判断に必要な条件をそろえる道具です。

確認できる項目にする

たとえば、試作品を顧客へ送る前の確認を考えます。
「品質は十分か」だけでは、人によって判断が異なります。
対象の版が記録されているか、必要な試験を通ったか、取扱い上の条件を添えたか、といった項目へ分けます。
何を見れば確認できるかと、不適合だった場合の連絡先も示します。

使うタイミングを合わせる

確認すべき時点より後に一覧を埋めても、問題を防げない場合があります。
送付の例なら、梱包を閉じる前に確認する内容と、発送前に確認する内容を分けます。
担当者が実際の仕事の順で使えるように並べ、該当しない項目は理由を残せるようにします。
重要な項目が大量の一般項目へ埋もれないよう、目的と範囲を絞ります。

記入と証拠を区別する

チェックが付いていることだけで、条件が満たされたとは判断できません。
必要な項目には、試験結果や承認の記録を対応させます。
実際に使った担当者へ、曖昧な項目、重複した確認、追加したほうがよい条件を聞きます。
問題が起きるたびに項目を増やすだけでは、使う負担が増え、形だけの記入になることがあります。

手順書やチェックシートとの違い

手順書は仕事をどう行うかを説明し、チェックリストは必要な確認を思い出すために使います。
発生件数を記録する集計用のチェックシートとは、主な目的が違います。
使う人が項目を判断できる技能を得ることも必要です。
監査で使う場合は、一覧外の証拠や疑問を無視せず、目的に沿って確認します。
どの条件を採るかは判断基準と合わせて検討します。

参考資料